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quarta-feira, 5 de agosto de 2009

Delegar: Conveniência ou Oportunidade?


*Francisco Bittencourt
Consultor Sênior do Instituto MVC e Professor dos MBAs Executivos da FGV
http://www.institutomvc.com.br/


Introdução

O ato de delegar pressupõe a predisposição, por parte de quem delega, de abrir mão de uma “propriedade”. Delegar significa legar a alguém a autoridade para agir em seu nome, sem, todavia, deixar de ter responsabilidade pelo que é delegado.

Em função da relação autoridade-responsabilidade, afirma-se que delegar não é “delargar”, ou abdicar da tarefa, mas tão somente permitir que uma outra pessoa se encarregue da execução e da operacionalização de uma atividade produtiva.

Por que Delegar?

Pode-se afirmar que o conceito de delegar navega nos manuais de gestão, nos diversos títulos de especialistas com diferentes nuanças, sendo sempre importante, para seus autores, que o “que delega” tenha consciência do que está fazendo.

Delega-se para que se possa dedicar a tarefas mais nobres, mais consistentes com o perfil que se ocupa na organização.

As perguntas a serem feitas no momento da delegação, portanto devem envolver:

a) Qual a razão que leva a esta delegação?
b) É conveniente para meu trabalho, delegar neste caso?
c) Qual o impacto da delegação no negócio do setor de trabalho? No negócio da empresa? Para a minha imagem? Qual a habilidade e a competência da pessoa a quem deleguei para executar esta tarefa? Quais os riscos da decisão de delegar?

Há outro grupo de questionamentos a serem feitos, envolvendo a delegação e com fundamento na segunda variável encontrada para se justificar a delegação:

a) O momento é oportuno para delegar a tarefa?
b) Como os demais interlocutores da tarefa (clientes ou fornecedores) se sentirão, na medida em que a tarefa será executada por outro que não seu executor original?
c) Qual o custo-benefício do processo de delegação, na ótica de quem delega e na ótica de quem é impactado pelo serviço?
d) Corro o risco de me arrepender de ter delegado a tarefa para alguém?
e) E se o profissional a quem deleguei não estiver em seus melhores dias, ou não for capaz de se desincumbir da atividade com um mínimo de eficiência?

Afirmar que deve ser delegado o que o tomador de decisões não considera estratégico (ou importante), rotinas massacrantes, tarefas repetitivas, atividades que contenham menor exigência técnica ou intelectual tendem a considerar a delegação como um processo simplista, o que não corresponde à realidade.

Delegar não é complicado. É uma tarefa complexa, pois envolve tomada de decisão, uma ação produtiva, fatores de priorização, e a qualificação de pessoas e de sistemas.

Na realidade o profissional que delega deve conhecer as condições e as conseqüências de efetivar uma delegação de autoridade:

a) Pessoal e profissionalmente a conveniência de se repassar a terceiros uma tarefa que faz parte do seu contexto (sua importância, sua relevância e seu retorno, custo-benefício para quem delegou;
b) Se o momento da delegação se mostra vantajoso – sinal de que há oportunidade de ganhos para quem delegou;
c) Consolidação, como já mencionado anteriormente, da imagem de quem delega frente à instituição ou ao contexto no qual está envolvido.

Um Fato Real

Há algum tempo um importante cliente levantou uma demanda para a efetivação de treinamentos em sua equipe, envolvendo a terceira linha de lideranças internas.

O volume de trabalho era significativo, representaria cerca de 8 meses de trabalho (em um processo ininterrupto). Em função do padrão do grupo, a empresa não estaria disposta a aceitar os honorários habitualmente cobrados pelo trabalho envolvendo gerentes e supervisores, com perfil mais consistente e com maior nível de exigência.

Economicamente, portanto, o trabalho, embora volumoso não se mostrava, a princípio, atraente. Encontrou-se uma solução, na qual o trabalho seria elaborado pelo consultor e terceirizada sua efetivação, o que significava trazer outros profissionais para a sua consolidação.

Decidida a forma foi preparado um contrato assinado pelo consultor, pela empresa e pelo terceirizado (delegado).

Neste momento um dos diretores, responsáveis pela área de gestão de recursos humanos questionou o consultor, com a seguinte observação: você estará disposto a ficar afastado da empresa por longos 8 meses, enquanto um trabalho seu estará sob a responsabilidade de um terceiro, e que, no caso sequer estará sob sua responsabilidade (esta cláusula não constava do contrato de transferência, que era repassada para o terceirizado)? Pode acontecer que a atuação deste terceiro se mostre para nós mais conveniente (mais barata) e não se esqueça, você estará longe (em outras palavras, poderemos nos esquecer de você).

Neste instante o consultor concluiu que, embora economicamente mais atraente, estrategicamente (conveniência e oportunidade) não seria bom negócio abrir mão da atividade.

Novo contrato foi então elaborado, em condições especiais (valores reduzidos em honorários), mas que se referia exclusivamente ao programa proposto.

Conclusão

Compete ao profissional que delega o questionamento da competência (saber o que, como e porque fazer) do profissional que recebe a delegação.

Se quem delega percebe deficiências, ou insuficiência em quem vai executar, deve ser providenciado:

a) Treinamento adequado;
b) Questionamento sobre as práticas adotadas quando da delegação;
c) Verificação da qualidade do processo a ser adotado na execução delegada;
d) Definição clara das metas (resultados quantitativos e qualitativos) a serem atingidas;
e) Contrato de desempenho, entre delegador e delegado, quanto aos resultados a serem atingidos (cobrança de resultados).

O ato de delegar pode ser uma arte, no cenário de gestão. Mas o profissional que delega deve ser, antes de tudo um especialista em processos decisórios.



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